Co zrobić, gdy nie wiesz, ile policzyć za swoją usługę

Najgorszy moment na ustalanie ceny zaczyna się wtedy, gdy klient pyta: „Ile to będzie kosztować?”, a ty próbujesz w kilka sekund zgadnąć kwotę, która nie odstraszy zleceniodawcy i jednocześnie będzie opłacalna. W praktyce właśnie w takich sytuacjach najczęściej powstają ceny przypadkowe: 500 zł, bo podobną kwotę podał ktoś na grupie branżowej, 1000 zł, bo „brzmi rozsądnie”, albo 1500 zł, bo klient wygląda na większą firmę.

To zły sposób wyceny. Cena usługi powinna wynikać z kosztu wykonania, czasu, ryzyka, zakresu odpowiedzialności i wartości dla klienta, a nie z tego, jak pewnie czujesz się podczas rozmowy.

Jeżeli nie wiesz, ile policzyć, nie zaczynaj od sprawdzania, ile bierze konkurencja. Najpierw ustal własną dolną granicę opłacalności. Dopiero później porównuj ją z rynkiem.

Najpierw policz cenę, poniżej której zlecenie przestaje mieć sens

W usługach szczególnie łatwo pomylić przychód z zarobkiem. Jeśli freelancer wystawia fakturę na 6000 zł, nie oznacza to, że zarobił 6000 zł. Z tej kwoty finansuje sprzęt, oprogramowanie, księgowość, marketing, okresy bez zleceń, urlop, poprawki, rozmowy z klientami i czas poświęcony na zdobywanie kolejnych kontraktów.

Dlatego punktem wyjścia powinna być minimalna rentowna stawka godzinowa, nawet jeśli ostatecznie klientowi przedstawiasz cenę za cały projekt.

Przykład.

Załóżmy, że chcesz miesięcznie uzyskać 10 000 zł przychodu ze sprzedaży własnej pracy. Do tego ponosisz około:

• 600 zł kosztów oprogramowania i narzędzi,
• 300 zł kosztów księgowości,
• 400 zł kosztów telefonu, internetu i innych usług,
• 700 zł średniomiesięcznych kosztów sprzętu, reklamy, szkoleń i pozostałych wydatków.

Łącznie działalność musi więc wygenerować około 12 000 zł miesięcznie, zanim zaczniesz tworzyć dodatkową poduszkę finansową.

Teraz najważniejszy szczegół: nie dziel tej kwoty przez 160 godzin.

Osoba świadcząca usługi praktycznie nigdy nie sprzedaje klientom wszystkich godzin roboczych w miesiącu. Część czasu pochłaniają:

• przygotowywanie ofert,
• sprzedaż,
• spotkania,
• administracja,
• poprawki,
• korespondencja,
• wystawianie dokumentów,
• marketing,
• rozwój zawodowy.

Jeżeli w miesiącu realnie możesz sprzedać 80 godzin, prosty rachunek wygląda tak:

12 000 zł / 80 godzin = 150 zł za godzinę.

To jeszcze niekoniecznie cena dla klienta. To przede wszystkim informacja, że projekt wymagający 10 godzin pracy wyceniony na 700 zł prawdopodobnie nie pasuje do twojego modelu biznesowego.

Przy stawce wynikowej 150 zł za godzinę samo wykonanie takiej pracy kosztuje cię około 1500 zł.

Do tego dochodzi ryzyko.

Jeżeli zlecenie jest dobrze opisane, zakres jest zamknięty, klient dostarczył wszystkie materiały i przewidziana jest jedna runda poprawek, margines bezpieczeństwa może być niewielki. Jeżeli zaczynasz projekt na podstawie kilku zdań w wiadomości, liczba poprawek nie została określona, a połowę materiałów klient ma „dosłać później”, ryzyko rośnie bardzo szybko.

Dlatego przy projektach trudnych do oszacowania sensowne jest dodanie 10–30% bufora czasowego.

Jeżeli przewidujesz 20 godzin pracy, kalkulację przygotuj na przykład dla 24 godzin. Przy wewnętrznej stawce 150 zł daje to:

24 × 150 zł = 3600 zł.

Nie oznacza to, że każdą usługę należy sprzedawać za koszt godzin plus 20%. Chodzi o ustalenie granicy, poniżej której przyjęcie projektu zaczyna finansowo działać przeciwko tobie.

Najbardziej zdradliwe są małe zlecenia. Projekt „na dwie godziny” potrafi wymagać półgodzinnego spotkania, 20 minut korespondencji, przygotowania dokumentów, sprawdzenia materiałów oraz kolejnego kontaktu po wykonaniu pracy. Z dwóch godzin robią się cztery.

Dlatego przy drobnych usługach często lepiej ustalić minimalną wartość zamówienia, np. 300, 500 albo 800 zł, zależnie od rodzaju działalności i własnych kosztów. Klient nie płaci wtedy tylko za czas wykonania konkretnej czynności, ale również za uruchomienie całego procesu obsługi.

Cena za godzinę, za projekt czy za efekt? Wybierz model przed podaniem kwoty

Sposób rozliczenia potrafi mieć większy wpływ na opłacalność niż sama wysokość stawki.

Rozliczenie godzinowe sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie nie da się dokładnie przewidzieć zakresu pracy. Może to być doradztwo, konsultacja, prace programistyczne, administracja systemami czy bieżąca obsługa marketingowa.

Jeżeli ustalasz 200 zł za godzinę i pracujesz 12 godzin, faktura wynosi 2400 zł. Konstrukcja jest prosta.

Problem pojawia się w momencie, gdy wraz z doświadczeniem wykonujesz zadanie coraz szybciej. Specjalista, który rozwiązuje problem w dwie godziny, może dostać mniej pieniędzy niż osoba, która potrzebuje ośmiu godzin. Stawka godzinowa potrafi więc karać za efektywność.

Przy dobrze zdefiniowanym zakresie zwykle lepiej działa cena projektowa.

Przykład: przygotowanie strony sprzedażowej kosztuje 4500 zł. Klient wie, jaki ma budżet, a wykonawca sam odpowiada za organizację własnego czasu.

Warunek jest jeden: zakres musi zostać opisany.

Samo zdanie „wykonanie strony internetowej” jest za mało precyzyjne. Oferta powinna wskazywać przynajmniej:

• liczbę podstron,
• zakres projektu graficznego,
• liczbę wersji koncepcji,
• liczbę rund poprawek,
• odpowiedzialność za teksty i zdjęcia,
• zakres konfiguracji technicznej,
• sposób przekazania projektu,
• termin realizacji.

Bez tego cena projektowa szybko zamienia się w abonament na nieograniczone poprawki.

Dobrym rozwiązaniem jest zapis typu: „Cena obejmuje dwie rundy poprawek. Kolejne zmiany rozliczane są według stawki 180 zł netto za godzinę.”

Taki zapis robi dwie rzeczy. Klient od początku zna zasady, a wykonawca ma argument, gdy piąta wersja projektu zaczyna odbiegać od ustalonego zakresu.

Trzecia możliwość to wycena oparta na wartości, czyli sytuacja, w której cena nie wynika bezpośrednio z liczby godzin.

Wyobraź sobie dwa zlecenia wymagające po osiem godzin pracy.

Pierwsze to przygotowanie materiału dla małego lokalnego wydarzenia. Drugie polega na poprawieniu procesu sprzedażowego w sklepie internetowym generującym kilkaset tysięcy złotych przychodu miesięcznie.

Nakład czasu może być taki sam. Znaczenie biznesowe zadania jest zupełnie inne.

Wycena wartościowa ma jednak jedno poważne ograniczenie: musisz rozumieć sytuację klienta. Bez informacji o skali działalności, znaczeniu projektu, kosztach obecnego problemu czy potencjalnych efektach taka kalkulacja staje się zgadywaniem.

Dlatego przed większą wyceną warto zapytać klienta między innymi:

• Co się stanie, jeśli projekt nie zostanie wykonany?
• Dlaczego firma chce zrobić to właśnie teraz?
• Jaki problem ma zostać rozwiązany?
• Ile osób będzie korzystało z rezultatu?
• Czy projekt wpływa bezpośrednio na sprzedaż, koszty albo obsługę klientów?
• Jaki jest oczekiwany termin?
• Kto zatwierdza efekt pracy?

Jedno pytanie potrafi całkowicie zmienić wycenę.

„Potrzebujemy prezentacji na przyszły miesiąc” i „potrzebujemy prezentacji dla zarządu na spotkanie jutro o 9:00” mogą oznaczać identyczny zakres graficzny, ale nie są identyczną usługą. Drugie zlecenie wymaga zmiany kolejności innych projektów i pracy pod presją czasu. Ekspresowy termin powinien kosztować więcej.

W praktyce dopłata za realizację ekspresową często może wynosić 25–100% standardowej ceny, zależnie od tego, czy trzeba jedynie przesunąć harmonogram, czy faktycznie pracować wieczorem albo w weekend.

Nie traktuj tego jako kary dla klienta. To cena za pierwszeństwo w kolejce i koszt reorganizacji własnej pracy.

Sprawdź rynek, ale nie kopiuj cudzych cenników

Dopiero gdy znasz własną minimalną opłacalną cenę, porównuj ją z ofertami konkurencji.

Możesz sprawdzić firmy i freelancerów świadczących podobne usługi w Google, serwisach branżowych, katalogach firm, platformach dla freelancerów czy na LinkedIn. Nie porównuj jednak samej liczby widocznej w cenniku.

Oferta za 2000 zł i oferta za 5000 zł mogą dotyczyć dwóch zupełnie różnych produktów.

Pierwsza może obejmować:

• realizację na gotowym szablonie,
• jedną wersję projektu,
• jedną rundę poprawek,
• termin 30 dni,
• kontakt wyłącznie mailowy.

Druga może zawierać indywidualny projekt, konsultacje, kilka etapów pracy, przygotowanie materiałów, wdrożenie i późniejsze wsparcie.

Porównuj zakres do zakresu, nie cenę do ceny.

Szczególnie ostrożnie podchodź do stawek publikowanych na grupach internetowych. Nie wiesz, czy osoba deklarująca „robię to za 500 zł” działa legalnie, ma podobne doświadczenie, uwzględnia podatki i koszty, buduje portfolio, korzysta z gotowych materiałów czy po prostu źle wycenia własną pracę.

Rynek nie daje jednej poprawnej ceny.

Jeżeli podobna usługa kosztuje u innych wykonawców 2000–4000 zł, a z twojej kalkulacji wynika 3200 zł, masz stosunkowo prostą sytuację.

Gorzej, gdy minimalna rentowna cena wynosi 5000 zł, a rynek płaci około 2500 zł. Obniżanie ceny do 2500 zł nie rozwiązuje problemu. Oznacza jedynie, że będziesz mieć więcej nierentownych zleceń.

W takiej sytuacji trzeba zmienić przynajmniej jeden z elementów:

• ograniczyć czas realizacji,
• zmniejszyć koszty,
• zawęzić zakres usługi,
• zastosować bardziej powtarzalny proces,
• obsługiwać klientów o większych budżetach,
• stworzyć droższą wersję usługi oferującą większą wartość,
• zrezygnować z usługi, której przy obecnych kosztach nie da się sprzedawać z sensowną marżą.

To jedna z trudniejszych decyzji w usługach: czasami problemem nie jest zbyt wysoka cena. Problemem jest produkt usługowy, którego nie da się rentownie dostarczyć za kwotę akceptowaną przez rynek.

Dobrym testem jest również reakcja klientów na ofertę.

Jeżeli 9 na 10 klientów akceptuje cenę praktycznie bez pytań, nie jest to automatycznie dowód, że pobierasz za mało, ale zdecydowanie warto przeprowadzić test wyższej stawki. Przy kolejnych ofertach możesz podnieść cenę o 10–15% i obserwować rezultat.

Jeżeli natomiast prawie każdy klient odmawia z powodu ceny, zanim zaczniesz ją obniżać, sprawdź dwie rzeczy: czy rozmawiasz z właściwym typem klienta oraz czy oferta jasno pokazuje, co dokładnie kupuje.

Cena 6000 zł bez opisanego zakresu wygląda jak duży wydatek. Cena 6000 zł za konkretnie opisany projekt, harmonogram, wdrożenie, dwie rundy poprawek i 30 dni wsparcia po realizacji jest już ofertą, którą można racjonalnie ocenić.

I jeszcze jedna rzecz: nie wysyłaj klientowi samej liczby.

„Cena: 4500 zł” pozostawia pole głównie do negocjacji ceny.

Lepsza konstrukcja wygląda tak:

4500 zł netto obejmuje analizę materiałów, wykonanie projektu, dwie rundy zmian, wdrożenie oraz przekazanie plików końcowych. Termin: 14 dni od otrzymania kompletu materiałów. Kolejne zmiany: 180 zł netto za godzinę.

Wtedy klient widzi nie tylko koszt, lecz również granice zlecenia.

Więcej informacji na: https://hd-biznes.com

FAQ

Czy powinienem podać klientowi swoją stawkę godzinową?
Nie zawsze. Przy konsultacjach i otwartym zakresie jest to wygodne. Przy zamkniętym projekcie lepiej często podać cenę całkowitą, a stawkę godzinową zachować jako wewnętrzny parametr kalkulacji oraz podstawę rozliczania prac dodatkowych.

Ile doliczyć za poprawki?
Najbezpieczniej zawrzeć w cenie określoną liczbę rund, np. jedną lub dwie. Każdą kolejną rozliczać godzinowo albo według ustalonej ceny. Nie używaj sformułowania „poprawki bez limitu”, jeśli nie chcesz stracić kontroli nad rentownością projektu.

Czy nowy freelancer powinien być dużo tańszy od doświadczonego specjalisty?
Brak dużego portfolio może uzasadniać niższą cenę, ale nie powinien prowadzić do pracy poniżej kosztów. Lepiej ograniczyć zakres pierwszej oferty niż sprzedawać pełną usługę za kwotę, która nie pokrywa czasu realizacji.

Co zrobić, gdy klient mówi, że konkurencja zrobi to o połowę taniej?
Sprawdź zakres. Jeżeli rzeczywiście jest taki sam i inni wykonawcy regularnie realizują go znacznie taniej, trzeba przeanalizować własny proces i koszty. Jeżeli zakres jest inny, porównanie cen nie ma większego znaczenia. Nie obniżaj automatycznie stawki tylko po to, żeby zdobyć projekt.

Czy podawać cenę netto czy brutto?
W komunikacji B2B często operuje się kwotami netto, ale warunki muszą być dla klienta jednoznaczne. Przy sprzedaży konsumentom szczególnie ważna jest końcowa kwota, którą klient faktycznie zapłaci. Nie zostawiaj statusu VAT ani ostatecznej ceny do domyślenia.

Czy warto dawać rabat pierwszemu klientowi?
Tylko w zamian za coś konkretnego: mniejszy zakres, dłuższy termin, zgodę na wykorzystanie realizacji w portfolio, zamówienie większego pakietu albo stałą współpracę. Rabat udzielony wyłącznie dlatego, że klient o niego poprosił, szybko uczy drugą stronę, że początkowa cena była negocjowalna.

Jak często podnosić ceny?
Nie trzeba robić tego według kalendarza. Sprawdź stawki wtedy, gdy masz pełny kalendarz, rosną koszty, skraca się czas realizacji dzięki doświadczeniu albo regularnie zdobywasz zlecenia bez negocjacji ceny. Podwyżka rzędu 10–15% jest łatwiejsza do przetestowania niż jednorazowa zmiana o 50%.

Jeżeli dziś nie wiesz, ile policzyć za swoją usługę, najpierw przestań zgadywać i policz minimalną rentowną stawkę na podstawie rzeczywiście sprzedawalnych godzin, a nie całego czasu pracy w miesiącu. Dopiero potem wyceń konkretne zlecenie, dodaj koszt ryzyka i porównaj gotowy zakres z ofertami konkurencji. Pierwszym błędem do usunięcia jest podawanie ceny przed policzeniem, ile wykonanie zlecenia naprawdę będzie cię kosztowało.